Cotral ai sensi del Regolamento europeo (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (di seguito anche “Regolamento”, o “GDPR”) intende spiegare agli interessati le necessarie informazioni sull’utilizzo dei dati dei propri utenti, raccolti tramite l’utilizzo dell’applicazione per smartphones “BusCotral”, tramite chiamata al Contact Center o tramite la compilazione dei moduli di richiesta di informazioni presenti sul sito web della Società. Consigliamo di leggere attentamente queste informazioni per comprendere in che modo trattiamo i dati personali e quali sono i diritti dell’interessato.

Tipologia dei dati personali

Per “dato personale“, si intende ogni informazione idonea a identificare, direttamente o indirettamente, una persona fisica (cosiddetto “Interessato”). I dati personali da Lei forniti, verranno utilizzati nel rispetto dei principi di liceità, pertinenza e necessità del trattamento previste dalle norme in materia di protezione dati.

Le verranno richieste le informazioni anagrafiche strettamente necessarie all’identificazione dell’utente e per l’eventuale registrazione all’applicazione “BusCotral”, ed i dati di contatto per gestire le richieste; per l’emissione di Titoli di viaggio, saranno inoltre necessarie delle fotografie.

Nel caso di acquisizione di questi dati da terze parti come ad esempio nel caso del Social log-in tramite Facebook, Apple, Google per la registrazione e l’accesso all’applicazione “BusCotral” saranno trattati solamente i dati che, in base alle preferenze sulla privacy, l’utente ha impostato su tali Social Network.

In determinate circostanze, (ad esempio per le agevolazioni o gratuità) le informazioni da fornire, poi, nella gestione della richiesta, per i servizi riservati ai disabili o ai beneficiari di agevolazioni particolari di legge, possono essere trattate “categorie particolari di dati personali”, come le informazioni sullo stato di salute.

In relazione alle chiamate al Contact Center, i cui operatori sono localizzati nel territorio nazionale, si informa che la stesse potrebbero:

• essere registrate per finalità di monitoraggio della qualità del servizio offerto;
• trascritte in tempo reale tramite l’utilizzo di appositi software, per la finalità di miglioramento del servizio offerto.

Il conferimento dei dati è facoltativo; ovviamente, l’eventuale rifiuto o l’eventuale comunicazione errata o insufficiente dei dati idonei a far fronte alla richiesta potrà comportare l’impossibilità totale o parziale di dare esecuzione alle operazioni. L’applicazione “BusCotral” può essere utilizzata anche senza la registrazione dell’utente, ma per la sola consultazione degli orari delle corse. Qualora l’utente desiderasse utilizzare appieno le funzionalità dell’applicazione (es. acquisto del titolo di viaggio) deve effettuare la registrazione fornendo i dati minimi necessari (Nome, Cognome, email, numero di telefono) per la normale esecuzione dei servizi richiesti. I dati vengono trattati dal Titolare e dai Contitolari o Responsabili e in nessun caso sono ceduti o venduti a terzi. Comunque, specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati che costituiscono oggetto del trattamento sono trattati ed utilizzati per le seguenti finalità:

• Adempiere a richieste di informazioni inviate dagli interessati stessi; in questo caso la base giuridica di tali trattamenti è l’esecuzione di misure precontrattuali; costituire o aggiornare l’Anagrafe degli utenti, e gestire il rapporto contrattuale: il trattamento dei dati personali dell’Interessato avviene per dar corso all’emissione dei Titoli e per gestire i servizi di trasporto pubblico; la base giuridica di tali trattamenti è l’esecuzione del contratto; finalità connesse agli obblighi previsti da leggi, da regolamenti e dalla normativa comunitaria nonché da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate e da organi di vigilanza e controllo, nonché agli obblighi in materia fiscale e contabile; rientrano fra tali finalità anche quelle di verifica della validità dei Titoli di viaggio e la gestione delle multe e delle sanzioni in caso di violazioni; per attività di comunicazione correlata al trasporto pubblico; in questo caso la base giuridica è il compito di pubblico interesse;
• Finalità funzionali all’attività della Società per la gestione del trasporto pubblico, esercitate nel legittimo interesse del Titolare successivamente all’instaurazione del rapporto. Rientrano in questa categoria le seguenti attività:
  • rilevazione del grado di soddisfazione della clientela sulla qualità dei servizi resi e sull’attività svolta, eseguita direttamente o per il tramite di terzi;
  • controllo, anche mediante sistemi di geolocalizzazione e di videosorveglianza a bordo dei mezzi di trasporto, nell’interesse della sicurezza delle persone e per la tutela del patrimonio di Cotral;
  • elaborazioni statistiche (anonime) dei dati di percorrenza per studi correlati ai fabbisogni dei trasporti su ruote.

Inoltre per ulteriori trattamenti quali attività promozionali e di marketing o di profilazione delle Sue preferenze di viaggio Le verrà chiesto di conferire o non conferire il consenso facoltativo al trattamento. Il consenso eventualmente prestato rispetto a tali finalità è liberamente revocabile in ogni momento, ferma restando la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Le informazioni richieste appartenenti alle categorie particolari di dati personali (es. disabilità visive e/o motorie) e le informazioni sui minori sono trattate esclusivamente per finalità di rilevante interesse pubblico (in particolare per concessioni e revoche di agevolazioni, e per attività socio-assistenziali a tutela dei minori e soggetti bisognosi, non autosufficienti e incapaci).

Come vengono trattati e conservati i dati personali

I trattamenti saranno effettuati sia in modo cartaceo, sia con l’ausilio di strumenti elettronici e/o automatizzati; ai dati registrati nei sistemi informatici Cotral possono accedere esclusivamente i soggetti autorizzati di Cotral interni o addetti di società esterne, Responsabili del trattamento appositamente nominati.

La registrazione delle riprese effettuate dai sistemi di videosorveglianza potrà essere messa a disposizione delle funzioni interne di controllo della Società ed eventualmente consegnata ad Organi di polizia giudiziaria preposti a verifiche di pubblica sicurezza, o alle compagnie assicurative in caso di un sinistro. Ad ogni modo, tutti i dati personali acquisiti non sono soggetti a diffusione né sottoposti a un processo decisionale automatizzato, e specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

Cotral conserva i suoi dati per un periodo di tempo individuato secondo i criteri di prescrizione civile e nel rispetto di specifiche leggi di settore, nonché in base ai termini necessari per il corretto perseguimento delle finalità di controllo sopra individuate. In particolare, i dati registrati nei sistemi di videosorveglianza sono sovrascritti automaticamente (e conservati in modo crittografato per un massimo di 7 giorni). Le registrazioni e le trascrizioni delle chiamate al Contact Center saranno conservate per un massimo di 7 giorni e saranno automaticamente cancellate dai sistemi.

Alcuni dati personali, nell’ambito dell’esercizio del trasporto pubblico regionale, ovvero nel Sistema di bigliettazione elettronica integrato Metrebus, vengono registrati nei Sistemi Informativi Regionali centrali a cui possono avere accesso la Regione Lazio e ad altre società di trasporto quali ATAC S.p.A., Trenitalia S.p.A., Gruppo Ferrovie dello Stato, o società di servizi della Regione Lazio che operano nella gestione dei sistemi.

Cotral potrà inoltre comunicare i dati personali degli utenti dei servizi a forze dell’ordine o altre pubbliche amministrazioni in forza di obblighi di legge o esercizio di diritto di difesa in giudizio. Nessun dato personale fornito dagli utenti viene trasferito al di fuori dell’Unione Europea.

Quali sono i diritti per gli interessati

Cotral è a disposizione per recepire le eventuali richieste per l’esercizio dei diritti degli interessati, che vanno indirizzate all’indirizzo di posta elettronica: privacy@cotralspa.it o dpoteam@cotralspa.it;

In ogni momento Lei potrà esercitare nei confronti del Titolare del trattamento i diritti a tutela degli interessati, in particolare:

proporre, inoltre, reclamo all’Autorità di controllo, nei casi e per gli effetti espressi dalla normativa vigente, con le modalità descritte sul sito dell’Autorità Garante per la protezione dati personali – https://www.garanteprivacy.it ; dare mandato a un organismo, un’organizzazione o un’associazione senza scopo di lucro, che siano debitamente costituiti secondo il diritto dello Stato Italiano, di proporre per Suo conto e di esercitare per suo conto i reclami al Garante per la protezione dati personali.

ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che la riguardano e la loro comunicazione in forma intelligibile; ottenere indicazioni relative a: a) le finalità e modalità di trattamento; b) la logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;

conoscere i soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o persone autorizzate; ottenere, altresì: a) l’accesso ai dati personali trattati da Cotral; b) l’aggiornamento, la rettifica ovvero, quando vi dovesse essere l’interesse, e se possibile, la cancellazione dei dati; c) la portabilità, per alcuni servizi resi, dei dati forniti; opporsi, in tutto o in parte, al trattamento dei Suoi dati personali nei casi in cui ciò sia espressamente consentito da leggi o regolamenti;